Kassasysteem voor een jongerencentrum

Donderdagavond, de bar is open

Er staan twee vrijwilligers achter de bar. De één doet dit al jaren, de ander is vorige maand begonnen. Er worden vooral blikjes, chips en een enkele tosti verkocht, voor bedragen van een paar euro.

Aan het eind van de avond moet de kas kloppen. Niet omdat iemand wantrouwen heeft, maar omdat de penningmeester het moet kunnen verantwoorden.

Waarom een kasboek niet meer werkt

Met een geldkistje en een lijstje klopt het meestal wel ongeveer. Maar wie wat heeft verkocht, op welke avond, en of die ene krat bier ook echt is afgerekend: dat weet niemand meer.

De penningmeester wil geen detective spelen en de vrijwilligers willen niet het gevoel krijgen dat ze gecontroleerd worden. Dat gesprek wil je gewoon niet hoeven voeren.

Mensen die hun vrije tijd geven, horen daar geen administratie bij te krijgen. Het systeem hoort het bij te houden, niet zij.

Bijhouden zonder dat iemand er iets voor doet

Het punt is niet controle, maar dat de administratie vanzelf ontstaat. Wie aanslaat, meldt zich aan met zijn eigen naam. Elke verkoop staat daarna op naam, zonder dat iemand iets hoeft op te schrijven.

Aan het eind van de avond draait iemand een Z-rapport. Dat telt de avond af en zet de kassa op nul. Wat erin zat, staat vast; wat er in de la ligt, kun je ernaast leggen.

Jongerencentrum De Zon werkt met FlowPOS.

Een avond, van openen tot afsluiten

1. 1

   Aanmelden

   Wie achter de bar gaat staan, kiest zijn eigen naam op het scherm. Wisselt er iemand halverwege, dan tikt die zijn naam aan; de rest gaat gewoon door.

2. 2

   Verkopen

   De artikelen staan als knoppen op het scherm, met de prijs erbij. Niemand hoeft bedragen te onthouden of in te tikken.

3. 3

   Afrekenen

   Contant in de la, of met pin. Pin je via een gekoppelde automaat, dan gaat het bedrag er rechtstreeks naartoe en kan er niets verkeerd worden ingetoetst.

4. 4

   Afsluiten

   Aan het eind draai je een Z-rapport. Dat telt de avond af per betaalwijze, zodat je weet hoeveel er contant hoort te zijn en hoeveel er is gepind.

Zo ziet het eruit

De administratie ontstaat vanzelf, niet achteraf.

Meedraaien hoeft geen toegang tot de omzet te betekenen.

Een vraag van de penningmeester is op te zoeken in plaats van te reconstrueren.

Wat er achter de bar nodig is

Een jongerencentrum heeft genoeg aan één opstelling. De bedragen zijn klein en het aantal verkopen overzichtelijk, dus een compacte kassa volstaat.

• Een kassa met aanraakscherm. De D3 Mini heeft de bonprinter ingebouwd en past op een smalle bar.
• Een kassalade, want er wordt nog veel contant betaald.
• Een gekoppelde pinautomaat als je het pinnen wilt laten kloppen met de kassa.

Hoe de afsluiting dan gaat

De vrijwilliger die om elf uur afsluit, drukt op afsluiten en krijgt een overzicht van de avond per betaalwijze. Hij telt de la, legt het ernaast en klaar. Geen lijstje, geen rekenwerk.

En als het bestuur in januari vraagt wat de bar het afgelopen jaar heeft gedaan, staat dat in het portaal. Per maand, per artikel, zonder dat iemand een schoenendoos met bonnen hoeft door te werken.

Veelgestelde vragen

Is dit niet te ingewikkeld voor vrijwilligers?

De artikelen staan als knoppen op het scherm en de indeling zet je vast, zodat niets verschuift. Iemand die er één avond per maand staat, hoeft alleen zijn naam te kiezen en aan te slaan. Wat hij verder niet nodig heeft, krijgt hij op basis van zijn rol ook niet te zien.

Kunnen we zien wie wat heeft verkocht?

Ja. Iedereen meldt zich aan met zijn eigen naam, en elke verkoop staat daarna op naam. Dat is niet bedoeld als controle maar als houvast: als er iets niet klopt, weet je op welke avond en bij welke bon je moet kijken.

Hoe weet ik aan het eind of de kas klopt?

Bij het afsluiten draai je een Z-rapport. Dat telt de avond af per betaalwijze, dus je ziet hoeveel er contant hoort te zijn en hoeveel er is gepind. Dat leg je naast wat er in de la ligt.

Kunnen we achteraf een bon terugvinden?

Ja. Alle bonnen blijven in het bonnenregister staan, met tijdstip en bedrag, en je kunt er een opnieuw afdrukken. Handig als er een week later een vraag over komt.

Werkt het als het internet er even uit ligt?

Aanslaan, bonnen printen en contant afrekenen gaan door; de kassa draait op het apparaat zelf. Zodra de verbinding terug is, komt alles alsnog in het portaal. Pinnen heeft wel internet nodig.

Wat kost het voor een stichting of vereniging?

Het abonnement is € 39 per maand, of € 29 als je via ons pint, met vijf werkplekken inbegrepen. De apparatuur komt daarbij en kun je kopen of huren; in de configurator zie je wat een opstelling kost.

Verder lezen

• stel een opstelling voor je bar samen. Prijs per apparaat, kopen of huren.
• hoe het werkt in een sportkantine. Ook vrijwilligers, andere drukte.
• hoe een pinbetaling verloopt, van pas tot bijschrijving. Achtergrond bij de gekoppelde pin.