De rij groeit sneller dan je schenkt
Tussen acht en half tien staan er zes mensen voor de bar, en iedereen heeft haast. Eén die wacht is er één die morgen bij de zaak verderop staat. De kassa mag in die tien minuten nergens in de weg zitten.
In de praktijk zit hij dat wel. Zoeken naar een artikel in een lijst, doorklikken naar een tweede scherm, een categorie die je eerst moet openen: allemaal een halve seconde, twintig keer per ochtend. Wat helpt is een vast raster waar cappuccino altijd op dezelfde plek staat, ook als er een nieuwe collega achter de bar staat.
In FlowPOS leg je dat raster zelf vast: je sleept de knoppen waar je ze wilt hebben en zet de indeling daarna vast, zodat een nieuw artikel niets verschuift. Wie liever niets vastlegt laat de kassa het indelen, maar in een koffiezaak wil je meestal dat het muscle memory blijft werken.
Havermelk, extra shot, hier of mee
Een cappuccino is zelden alleen een cappuccino. Hij is met haver, met een extra shot, of om mee te nemen. Sla je dat als losse artikelen aan, dan heb je binnen een jaar tweehonderd knoppen en weet niemand meer welke de juiste is.
Daarom vraagt de kassa het. Tik je op cappuccino, dan verschijnt de keuze voor melk, en pas daarna staat de regel op de bon. Een keuze mag geld kosten of gratis zijn, en je kunt er een verplicht maken zodat niemand hem kan overslaan. Op de barbon komt dan te staan wat de barista moet weten, niet wat de klant betaalde. Hoe je zo'n keuzegroep inricht staat in de handleiding bij keuzegroepen.
Op een bar van tachtig centimeter
De ruimte achter de bar is verdeeld voordat je aan de kassa toe bent. Molen, machine, stoomkan, afklopbak, en ergens daartussen moet er afgerekend worden. Een kassa van vijftien inch met een losse bonprinter en een losse lade past er dan niet meer bij.
De Sunmi D3 Mini is daarvoor de compacte oplossing: 25 bij 23 centimeter op je bar, en daar zit alles in. Een scherm van 10,1 inch voor jou, een bonprinter van 80 mm met snijder die 250 mm per seconde doet, en een klantenschermpje van 4 inch aan de voorkant. Geen losse printer die ruimte kost, geen printerkabel over je bar. FlowPOS zet op dat schermpje zonder instelling het klantendisplay op: elke regel die je aanslaat, het totaal, en tijdens het pinnen het bedrag dat de klant moet betalen.
Wat er niet in zit is de pinautomaat. MultiSafepay geeft betalen op het toestel zelf hier niet voor vrij, dus komt er een pinautomaat naast te staan. Dat is geen omweg: het bedrag gaat er vanzelf naartoe, en de klant houdt zijn pas tegen een apparaat dat naar hem toe gedraaid staat in plaats van naar jou. De D3 Mini kost € 405; met een vaste pinautomaat erbij kom je op € 754. Wil je pin en printer in hetzelfde apparaat, dan is de P3 Mix van 10 inch het alternatief voor € 749.
Het bedrag hoeft niet overgetypt
Losse pinautomaten zijn de stilste bron van kasverschillen. Je leest € 4,80 af en typt € 4,08, en aan het eind van de dag klopt de telling niet meer terwijl niemand weet bij welke bon het misging. Bij dertig bonnen per uur is dat een kwestie van tijd.
Een gekoppelde pinautomaat krijgt het bedrag rechtstreeks van de kassa. Er valt niets over te typen, dus er valt ook niets verkeerd over te typen, en de betaling komt met bon en al in je rapportage terecht. We koppelen MultiSafepay en CCV. Wat er tussen het aanbieden van de pas en het geld op je rekening gebeurt staat in hoe pinnen werkt.
Vaste klanten, en wat we niet hebben
Een koffiezaak draait op mensen die drie keer per week langskomen. Wat FlowPOS daarvoor heeft is de klantenmodule: je legt een klant vast, hangt er een prijsniveau of een vast kortingspercentage aan, en rekent op rekening af als dat is afgesproken. Voor een kantoor verderop dat maandelijks een factuur wil, is dat precies genoeg.
Wat er niet in zit is een spaarkaart. Geen digitale stempels, geen punten, geen tiende koffie gratis die de kassa zelf bijhoudt. Andere aanbieders zetten dat vooraan in hun verhaal en als dat is waar je het van moet hebben, moet je daar zijn. Wel kun je een kadobon uitgeven en weer innemen, en die wordt netjes apart gehouden van je omzet.
Wat je aan het eind van de dag ziet
Sluiten doe je op de kassa met een Z-rapport, en wat daaruit komt staat dezelfde avond in de klantportal. Je ziet je omzet per dag, je bestverkochte artikelen en het verloop over de periode die je kiest. Daarmee zie je of die nieuwe koffiebroodjes lopen, en of de dinsdagmiddag het waard is om open te zijn.
Die rapportage werkt over meerdere werkplekken tegelijk. Heb je een tweede kassa op het terras of een handheld waarmee iemand rondloopt, dan komen die bonnen in hetzelfde overzicht. Valt het internet uit, dan blijft de kassa gewoon aanslaan, bonnen printen en contant afrekenen; zodra de verbinding terug is loopt alles alsnog naar de portal. Pinnen heeft wel internet nodig, en dat geldt voor iedere kassa.
Wat het kost
FlowPOS Compleet is € 39 per maand, of € 29 als je via ons pint, met vijf werkplekken in de prijs. Keuzegroepen, tafels, kadobonnen, de klantenmodule en de rapportage zitten erin; het zijn geen losse modules die er per stuk bij komen.
De hardware staat daar los van en kun je kopen of huren. Een vaste pinautomaat is € 349, een losse bonprinter € 175 en een kassalade € 75. In de configurator zie je per apparaat de koop- en huurprijs, zodat je voor je eigen bar kunt uitrekenen wat het wordt. Hoe dat zich verhoudt tot andere aanbieders staat in de prijsvergelijking van zeven kassasystemen.
Of het aanslaan je bevalt merk je het snelst door het te doen. De kassa-app is op een Android-toestel of Windows-pc die je al hebt, met je eigen koffiekaart erin.