De kassa afsluiten: X- en Z-rapport

Het verschil tussen X en Z

• Een X-rapport is een tussenstand. Je print hem zo vaak je wilt; er verandert niets aan je administratie.
• Een Z-rapport sluit de periode af. Daarna begint de telling opnieuw en is de periode definitief vastgelegd.

Beide werken op de open periode: alles sinds de vorige Z tot nu. Dat hoeft dus niet gelijk te lopen met de kalenderdag — sluit je om twee uur 's nachts af, dan valt die avond nog in de periode die je om zes uur begon.

Wat je op het scherm ziet

Open in het kassamenu "Kassa-afsluiting". Het scherm toont de open periode met omzet in- en exclusief BTW, het BTW-totaal, het aantal bonnen en het saldo per betaalwijze.

• Ladesaldo: wat er volgens de kassa contant in de la hoort te zitten.
• Ontvangen fooi: apart vermeld, want fooi is geen omzet.
• Kadobonnen verkocht: ook apart, want een verkochte kadobon is nog geen omzet — die ontstaat pas als hij wordt ingewisseld.

Afsluiten met een kastelling

1. 1Tel de kassalade.
2. 2Kies "Z-rapport (afsluiten)". De kassa toont wat er volgens hem in de la hoort te zitten.
3. 3Vul in wat je geteld hebt; je typt het bedrag in euro's op het cijferblok.
4. 4Vul in wat je afroomt naar de kluis. Het restant vult de kassa vast in — dat is wat er als wisselgeld blijft liggen.
5. 5Bevestig. De kassa drukt het Z-rapport af en start een nieuwe periode.

Moet je altijd tellen?

Dat bepaal je zelf. In de portal onder "Beheer" en dan "POS-instellingen" staat bij "Kas & lade" of de telling verplicht is, overgeslagen mag worden, of dat je helemaal geen kaslogboek bijhoudt. Staat het op optioneel, dan heet de knop in de teldialoog "Overslaan" en sluit de kassa gewoon af zonder kascijfers.

Ordernummer per locatie laten beginnen bij een eigen getal

Het ordernummer dat op de werkbon en het orderscherm staat begint standaard bij 1 en telt door tot de volgende Z-afsluiting. Heb je meerdere locaties en wil je in één oogopslag zien bij welke locatie een order hoort, dan kun je per locatie een eigen startgetal instellen — bijvoorbeeld locatie 1 vanaf 1001, locatie 2 vanaf 2001.

1. 1Ga in de portal naar Beheer en dan POS-instellingen.
2. 2Kies de locatie als je er meerdere hebt.
3. 3Vul bij "Ordernummer" in met welk getal deze locatie moet beginnen.
4. 4Klik op opslaan.

Na een Z-afsluiting begint het ordernummer van die locatie weer bij het ingestelde getal, niet bij 1.

Meerdere kassa's: het filiaaltotaal

Staan er meerdere kassa's in de zaak, dan kun je bovenaan wisselen tussen "Deze kassa" en "Alle kassa's". Bij "Alle kassa's" zie je wat het filiaal die dag samen heeft gedraaid, met daaronder per kassa wat die heeft bijgedragen. Handig als je aan het eind van de avond wilt weten wat de zaak heeft gedaan, niet alleen deze ene kassa.

Dit overzicht is om mee te kijken. Houd je op elke kassa een kaslogboek bij, dan sluit elke kassa zichzelf af — het Z-rapport draai je dan per kassa, onder "Deze kassa". Werk je zonder kastelling, dan kun je vanaf de hoofdkassa de hele locatie in één keer afsluiten (zie hieronder).

• Staat er bij een kassa "meldt zich niet apart bij de portal", dan is dat een extra kassa die onder de hoofdkassa hangt. Zijn omzet telt gewoon mee; wat we niet kunnen zien is of er nog iets onderweg is.
• Staat er "NIET BEREIKBAAR", dan heeft die kassa zich al een tijd niet gemeld. Wat daar sindsdien is verkocht staat nog op het apparaat en ontbreekt in het totaal — zet hem aan of controleer de verbinding voordat je de dag dichtrekt.
• Staat er "niets gemeld", dan heeft die kassa vandaag niets doorgegeven. Dat kan kloppen, maar controleer het als er wel op gewerkt is.

De hele locatie in één keer afsluiten

Werk je zonder kastelling (kas-tellen staat uit bij "Kas & lade"), dan hoef je aan het eind van de dag niet elke kassa apart af te sluiten. Vanaf de hoofdkassa sluit je in één handeling alle kassa's van de locatie tegelijk af. Elke kassa krijgt gewoon zijn eigen Z-rapport; daarna staat de hele locatie op nul en begint overal een nieuwe periode.

1. 1Ga op de hoofdkassa naar "Kassa-afsluiting" en kies bovenaan "Alle kassa's".
2. 2Tik op "Hele locatie afsluiten (Z)".
3. 3De kassa laat zien hoeveel kassa's er meegaan en welke eventueel offline zijn. Bevestig met "Afsluiten".
4. 4Elke kassa sluit zichzelf af en meldt terug. Als alles gemeld heeft, verschijnt "Locatie volledig afgesloten".

Staat er een kassa offline op het moment van afsluiten, dan sluiten de online kassa's gewoon af en krijgt de offline kassa zijn afsluiting zodra hij zich weer meldt. Je kunt ook eerst kiezen om te wachten en die kassa aan te zetten, en daarna pas afsluiten. Met "Nu opnieuw proberen" stuur je een offline gebleven kassa nogmaals de opdracht.

Mislukte prints in beeld

Onder "Printfouten (alle bonnen)" op deze pagina zie je elke print die op dit apparaat is mislukt — kassabon, keukenbon en rapport door elkaar, met de reden erbij. Zo hoef je niet apart na te gaan of alleen een rapport of ook een keukenbon niet aankwam.

Controleer de printer of de verbinding en tik op "Opnieuw printen" bij de mislukte regel.

Terugkijken zonder in de zaak te zijn

De afsluiting zelf doe je op de kassa. Dezelfde cijfers staan daarna in de klantportal onder "Rapportage", per dag, week of maand — handig om thuis na te kijken of om aan je boekhouder te geven.

Heb je geteld, dan staat de kastelling daar ook: verwacht, geteld en het verschil per afsluiting, met een telling van hoe vaak er een verschil was en wat de tekorten en overschotten bij elkaar zijn. Zo zie je zonder in de zaak te staan of er structureel iets misgaat of dat het bij een incident bleef.